De klant

VGGO is de Vereniging van Gerechtsdeurwaarders van Gent en omstreken. Belangrijkste doel van de VGGO: de organisatie en het beheer van openbare veilingen voor de aangesloten deurwaarders centraliseren.

De opdracht

De VGGO organiseert openbare veilingen in haar veilingzaal in Oostakker. Dat ingewikkelde administratieve proces – van de loten inventariseren en presenteren over bieden en betalen tot factureren en pv’s opstellen – handelden de gerechtsdeurwaarders en het veilingpersoneel in het verleden grotendeels handmatig af. Hoog tijd voor minder tijdverlies, vond de VGGO.

Twee iPhones en een gebruiksvriendelijke, veelzijdige app plus twee laptops en een overzichtelijk en helder intern online systeem: daarmee creëerde The Craft eenvoud in de complexiteit van de veiling. Die out of the box-oplossing leverde VGGO minimale administratie en maximale tijdswinst op.

Case 1: inventariseren

Het veilingverloop van VGGO

Een vrachtwagen rijdt het magazijn van VGGO-veilingzaal Oostakker binnen. De vracht? Een inboedel van in beslag genomen spullen of loten – een tv, een horloge, een buffetkast... Het inventariseren kan beginnen. Dankzij The Craft verloopt die nu zorgvuldig.

Het eenvoudige administratieve antwoord van The Craft: een online systeem en een app

• Het veilingpersoneel logt in op het online systeem en maakt een verkoop aan. Elke verkoop staat voor één inboedel, gekoppeld aan één gerechtsdeurwaarder. Na afloop heeft de gerechtsdeurwaarder een pv nodig. The Craft voorzag tien templates, het veilingpersoneel selecteert de juiste template. Het systeem vult daarop automatisch de gegevens die al bekend zijn in – de naam van de schuldeiser bijvoorbeeld.

Voordeel? De automatisering van de inventarisatie betekent een enorme tijdswinst en minder administratieve fouten.

• Alle afzonderlijke loten van de inboedel worden aan de verkoop gehangen. Het online systeem zorgt automatisch voor een label per lot: met een omschrijving en een unieke QR-code.
  
  
• De labels worden geprint en op de loten gekleefd. Extra handigheid: met de app op de iPhones scant het veilingpersoneel de QR-code van het lot en maakt het er een foto van in één simpele beweging. Die foto komt vanzelf in het online systeem terecht.

Voordeel? Geen gedoe meer met foto’s maken, de bestanden uploaden op de computer en ze een voor een aan de juiste loten koppelen.

Het veilingverloop van VGGO

Presenteren van de loten gebeurt in de toonzaal waar potentiële kopers de spullen bekijken. Voor veilen en verkopen is de veilingzaal the place to be. Afhalen van de spullen gebeurt opnieuw in de toonzaal. Dankzij The Craft verloopt de veiling efficiënter en overzichtelijker.

Het eenvoudige administratieve antwoord van The Craft: een online systeem en een app

• De gerechtsdeurwaarder neemt plaats achter de eerste laptop in de veilingzaal en gaat door de loten. Uit het online systeem haalt hij of zij alle juiste info per lot. De foto’s van het lot worden op groot scherm geprojecteerd.

Voordeel? Kopers kunnen de spullen vooraf nog steeds bekijken. Tijdens de verkoop zien ze die opnieuw, maar dan op groot scherm. De loten hoeven niet langer, zoals vroeger, van de toonzaal naar de verkoopzaal worden versluisd om daar stuk per stuk live in de lucht te worden gestoken.

• Elk lot wordt geveild: de hoogste bieder wint. Het veilingpersoneel dat de veiling mee volgt, voert – via een tweede laptop – meteen de verkoopprijs in in het online systeem, en koppelt het lot aan de koper.

• Twee ontvangers fiksen ondertussen de betalingen. Ze ontvangen het geld van de koper en markeren via de app dat het lot is betaald. Ze bezorgen de koper een afhaalbon, met de unieke QR-code van ‘hun’ lot.

• Zijn alle loten geveild? Dan lopen de kopers met hun afhaalbon (of afhaalbonnen als ze meer loten kochten) naar de toonzaal. De meegevers scannen de QR-codes op de bonnen: de app geeft – letterlijk en figuurlijk – groen licht als de betaling in orde is. Is dat het geval? Dan keren de kopers huiswaarts met de nieuwe aanwinsten.

Voordeel? Dankzij de digitale oplossingen van The Craft zijn fouten uitgesloten: VGGO is zeker dat de kopers betaald hebben, kopers zijn zeker dat ze de juiste stukken mee naar huis krijgen. Dat verliep vroeger, bij de handmatige afhandeling, wel eens anders.

Het veilingverloop van VGGO

De veiling is afgelopen voor de kopers, maar nog niet voor het veilingpersoneel en de gerechtsdeurwaarders: die moeten nog facturen en pv’s opstellen. Dankzij The Craft komt daar nog weinig rekenwerk en rompslomp aan te pas.

Het eenvoudige administratieve antwoord van The Craft: een online systeem en een app

• Het veilingpersoneel logt in op het online systeem om de facturen te maken. Het systeem zorgt voor de juiste factuur, met het juiste btw-tarief voor particulieren en bedrijven. Alle loten die een koper kocht, komen bovendien netjes gebundeld op één factuur in handig pdf- of word-formaat. Printen maar!

Voordeel? Factureren is nu een fluitje van een cent. Versnippering behoort bovendien tot het verleden: een koper hoeft niet langer met een afzonderlijke factuur per gekocht lot naar huis.

• Om de veiling definitief af te ronden, heeft de gerechtsdeurwaarder het juiste pv nodig. De juiste template is al bij de inventarisatie geselecteerd. Na verkoop vult het systeem automatisch alle placeholders in met de gegevens die nog ontbraken: de kostprijs per lot en de totale opbrengst per lot bijvoorbeeld.

We zien steeds vaker dat onze B2B prospecten naar een nieuwe website, webshop of app zoeken. Maar we zien bijna even vaak dat dit maar het topje van de oplossing is. En dat het probleem niet enkel maar de online aanwezigheid is, maar dat er ook intern digitale stappen gemaakt kunnen worden.

Daarom plannen we bij The Craft altijd een uitgebreide kennismakingsmeeting om naar jouw verhaal en doelen te luisteren. We geven immers graag ook strategische raad in plaats van enkel 'maar' een website te programmeren.

Neen, voor ons is een website of webshop niet het einddoel, maar een middel om doelen te behalen.

Zorgen we ook nog eens voor de juiste achterliggende koppelingen met bijvoorbeeld HubSpot, Salesforce of andere CRM/Sales/Marketing-oplossingen, dan kunnen we de interne processen ook vergemakkelijken. Zo creëer je tijd voor de taken die er écht toe doen.

We zijn dus niet zomaar de designer en bouwer van je online platform, maar ook je partner voor je volledige digitale transformatie (zoals we dat ook zijn voor bijvoorbeeld Ranson Group).